Dossier
Dans quelles circonstances une soumission est-elle reçue en retard?
Par Me Sébastien Laprise, Langlois Kronström Desjardins, avocats, S.E.N.C.R.L.
Le dépôt et l'ouverture publique des offres à l'heure et au jour fixés constituent, sans aucun doute, un élément essentiel de la procédure d'adjudication d'un contrat. Cette étape se veut gardienne de l'équité entre les soumissionnaires qui doivent bénéficier de la même période de temps pour formuler et produire leur soumission.
L'ouverture simultanée des soumissions assure également qu'aucun soumissionnaire ne connaît le prix soumis par ses concurrents. C'est pourquoi il est admis qu'une soumission reçue en retard doit être rejetée par le donneur d'ouvrage, le maître d'oeuvre ou l'acheteur, selon le cas.
Toutefois, dans quelles circonstances une soumission est-elle « reçue en retard »? Les tribunaux ont analysé récemment deux cas types qu'il convient ici de résumer.
CONSTRUCTION DJL INC. C.
PROCUREUR GENERAL DU QUEBEC
Dans cette affaire, le ministère des Transport savait reçu et accepté une soumission horodatée à 15h01 alors que les documents d'appel d'offres stipulaient que celle-ci devait être « reçue »à 15h00.
Saisie d'un recours en dommages et intérêts d'un soumissionnaire non retenu, la Cour supérieure note toutefois que la soumission avait été reçue par un fonctionnaire du Ministère à 15h00 mais horodaté par ce dernier à 15h01.
Selon la Cour, le Ministère avait correctement interprété le devis en décidant qu'une soumission pouvait être déposée entre 15h00 et 15h01, sans compromettre l'équité entre les soumissionnaires.
HIMALAYA CONSTRUCTION INC. C.
STANSTEAD (MUNICIPALITE DU
CANTON DE)
Dans cette seconde affaire, Himalaya s'était vu rejeter sa soumission qu'elle avait expédiée par Messagerie Priritaire au bureau de la municipalité.
Elle avait validé auprès de Postes Canada qui lui avait confirmé que l'envoi avait été « livré avec succès » avant le moment prévu pour l'ouverture des soumissions. De fait, toutefois, sa soumission avait été expédiée au casier postal de la municipalité lequel n'avait pas été «visité» par le fonctionnaire responsable avant l'adjudication du contrat.
La Cour donna raison à Himalaya Construction dans cette affaire. Elle note que la municipalité n'avait pas précisé, dans les documents d'appel d'offres, la manière dont les soumissions devaient lui être présentées. En effet, le devis ne faisait qu'indiquer que les soumissions devaient être présentées à son bureau, avant 16h00, le 16 mars, sans égard au moyen utilisé.
Conséquemment, la municipalité ne pouvait rejeter la soumission d'Himalaya Construction, victime de l'imprécision du devis.
Conclusion
Ces deux cas types illustrent que même à l'égard d'un élément essentiel des conditions de l'appel d'offres, l'examen de la conformité et de la recevabilité des soumissions commande une approche circonstanciée.
Ainsi, la recevabilité d'une soumission « reçue en retard » devra être analysée en fonction des exigences du devis à ce chapitre et des circonstances entourant le dépôt de la soumission.
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1. J.E. 2006-2290 (C.S.)
2. J.E. 2007-355 (C.Q.)
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