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Transfert des connaissances: exemple d'un contremaître des travaux publics
Votre contremaître des travaux publics vient de vous annoncer qu'il désire quitter à la retraite plus rapidement que prévu. Il vient de réduire considérablement votre période de temps pour réagir. Que faire? Par où débuter?
Heureusement, vous aviez déjà planifié la relève nécessaire aux postes névralgiques de votre organisation municipale à travers un exercice de plan de relève. Vous aviez ciblé différentes personnes au service des travaux publics (TP) ayant un intérêt et le potentiel pour développer leurs compétences afin d'être en mesure de postuler sur le poste de contremaître. Il vous reste donc à finaliser votre processus d'octroi du poste et par la suite, à planifier le transfert des connaissances en fonction de votre nouvel échéancier.
Plusieurs approches existent pour maintenir le savoir-faire dans votre organisation municipale, il suffit de choisir celles les mieux adaptées en fonction du poste à doter éventuellement et en fonction de vos réalités organisationnelles. L'éventail est vaste : simple partage d'informations entre collègues, mentorat, coaching, apprentissage en ligne, groupes de discussion, réseautage, les ressources externes, la documentation, etc.
Il est fondamental de bien cerner le profil du poste à doter. Par exemple, un contremaître présente un profil différent d'un comptable. Il faut donc transférer les connaissances à partir de stratégies adaptées au type de profil concerné. Notre exemple de contremaître des TP comporte ses propres approches au même titre que les autres postes de votre organisation.
Entrevue et documentation
Il s'agit de capter les informations détenues par votre employé senior et qui sont nécessaires à la réalisation des tâches pour maintenir le niveau de service malgré son départ. Prévoyez différentes séances d'entrevue dans un endroit approprié afin de discuter de points importants comme les fournisseurs actuels et les ententes en cours, les cycles (rinçage des égouts), les lieux de rangement, les forces et faiblesses des employés du service des TP, les fonctions de chacun, les lieux des établissements, les particularités reliées à différentes opérations, etc. Bref, documentez!
Il est important d'avoir le plus d'informations possible de la part de votre senior avant qu'il quitte afin de les mettre sur papier pour que le prochain contremaître puisse effectuer la transition de façon optimale. Il se doit de transférer les informations de sa tête au papier! Rédigez ou actualisez avec votre senior, vos règles de fonctionnement, vos façons de faire générales et particulières au Service des TP, votre organigramme et les descriptions de poste des TP.
Mettre en place un programme de mentorat ou de coaching
Planifiez, à travers ce processus de documentation, un accompagnement de votre nouveau contremaître directement sur le terrain avec votre senior pour l'intégrer dans ses nouvelles fonctions efficacement. Il aura la possibilité de poser des questions pratiques et ainsi de porter une attention particulière aux détails opérationnels.
De par sa proximité, son côté pratique et de par la nature de la tâche d'un contremaître des TP, le mentorat est efficace. S'il n'est pas possible que votre senior agisse à titre de mentor pour votre nouveau contremaître, tournez-vous vers la formule coaching via une entente de partenariat avec un contremaître d'une autre organisation municipale avoisinante. Par exemple, cette personne exerçant déjà des fonctions de contremaître sera en mesure de coacher la personne au niveau technique et au niveau de la gestion de l'équipe des TP selon les lacunes perçues chez le contremaître qui quittera éventuellement. Et vous, en tant que supérieur immédiat serez en mesure de mentorer la personne au niveau des valeurs organisationnelles.
Rappelez-vous que le coaching représente un ratio sur investissement de 5.7 et qu'il permet d'augmenter la productivité moyenne de 53 % : des résultats gagnants comparativement aux autres méthodes. Le côté pratique de cette méthode de transfert des connaissances vous permettra de palier à votre manque de temps. Fixez une date de fin du programme de coaching/mentorat pour que la situation soit limpide avec le nouveau contremaître.
Un plan d'intégration et de développement des compétences
Il est très important de mettre en place un plan d'intégration spécifiant les tâches, le rôle et les attentes étant progressivement sous la responsabilité du nouveau contremaître. En fournissant une rétroaction et en évaluant objectivement votre nouveau contremaître, vous serez en mesure de constater son évolution. Celui-ci saura clairement les attentes de l'organisation envers lui et pourra avancer étape par étape dans son nouveau poste, sans pour autant voir ses nouvelles responsabilités de façon démesurée.
Une fois le mentorat terminé, assurez-vous d'évaluer le nouveau contremaître par rapport aux compétences requises pour ce poste et proposez-lui un plan de développement des compétences afin que celui-ci ait la possibilité de continuer à se développer. De cette façon, vous vous assurerez qu'il devienne productif à pleine capacité. Un plan de développement des compétences comprend une stratégie, des outils appropriés et un suivi pour atteindre les objectifs.
Nous sommes à même de constater dans différentes organisations et secteurs d'activités, et c'est aussi souvent le cas dans le secteur des TP, que plusieurs contremaîtres et directeurs tout près de la retraite ne travaillent pas avec les outils informatiques nécessaires pour documenter leur travail. Ceci donne parfois lieu à des situations difficiles lorsque, par exemple, un senior s'occupe du réseau d'aqueduc depuis 30 ans et que les informations des différents travaux effectués sont uniquement dans sa tête. Celui-ci se doit alors de collaborer pour transmettre ses connaissances afin de les documenter avant son départ. Votre rôle de gestionnaire est de mobiliser ces seniors pour qu'ils collaborent pleinement.
Esther Grenier, B.A.A.
Directrice de comptes
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Références :
Larivée, J. 2002
Francoeur, F. 2006
Laroche, R. & Haccoun, R. 1999
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